Transitorische posten

Ga naar Financieel – Boekingsprogramma.
Mogelijkheden
  • Gebruik van transitorische boekingen
    Alle bedrijven ontvangen rekeningen die betrekking hebben op meerdere perioden. Assurantiepremies en de telefoonrekening zijn daarvan voorbeelden, maar ook bijvoorbeeld de houderschapsbelasting voor uw bedrijfswagens moet per kwartaal betaald worden, en lidmaatschappen per jaar. De opbrengsten van een project of de verhuur van een bedrijfspand behoren ook over meerdere perioden te worden verdeeld. Het verdelen van dergelijke posten over het aantal benodigde periodes kan iMUIS Online automatisch en razendsnel.
  • Voorbeeld van gebruik
    De factuur voor de jaarlijkse betaling van de autoverzekering komt binnen. U gaat deze factuur in één keer betalen, maar in 12 periodes afboeken. Als eerste dient u de factuur op te boeken. Voer als tegenrekening een “transitorische rekening” in. De factuur wordt opgeslagen als openstaande post voor het gehele bedrag. Het programma “Verdelen transitorische boekingen” wordt gestart. U geeft aan van welke grootboekrekening de autoverzekering afgeboekt dient te worden. iMUIS Online verdeelt het totaalbedrag van de factuur over 12 periodes en maakt 12 journaalposten aan, die automatisch in de juiste periode worden geboekt.
  • Transitorische posten controleren
    Start het rapport Controle transitorische boekingen om een overzicht af te drukken van de transitorische poste in de administratie. Het rapport kent een optie om alleen afwijkende (niet op nul lopende) transitorische posten te selecteren.

Voorwaarden voor het werken met transitorische boekingen

  • Gebruikersrechten instellen
    Om transitorische boekingen te kunnen aanmaken, wijzigen en verwijderen dient de gebruiker rechten te hebben om het programma “Verdelen transitorische boekingen” te mogen starten enrechten om (automatische) boekingsregels te wijzigen en te verwijderen.
    Gebruikersrechten worden ingesteld in het het programma Gebruikersbeheer – Menurechten – onderdeel Opties – Boekingsprogramma. Raadpleeg uw systeembeheerder als u geen toegang hebt tot Gebruikersbeheer.
  • Dagboek voor transitorische boekingen
    Een dagboek met soort “transitorische boekingen” moet aangemaakt worden in de tabel Dagboek. Hierin worden de automatisch gegenereerde transitorische boekingen geplaatst. U kunt ook meerdere dagboeken van de soort “transitorische boekingen” aanmaken. De gebruiker wordt dan bij het aanmaken gevraagd in welk dagboek de transitorische boekingen geplaatst moeten worden. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld transitorische boekingen voor verzekeringen en Nutsbedrijven gescheiden wilt houden.
    Let op: ga niet handmatig boeken in een dagboek voor transitorische posten.
  • Grootboekrekening voor transitorische boekingen
    Een grootboekrekening met de optie “Transitorische rekening”aangevinkt is benodigd voor het werken met transitorische boekingen. In de tabel Grootboek kunt u een nieuwe grootboekrekening met deze optie aanmaken.
  • Boekingsprogramma
    Om van een boeking transitorische boekingen te kunnen maken met het programma “Verdelen transitorische boekingen”, dient u in het Boekingsprogramma een boeking in te voeren met als tegenrekening een grootboekrekening voor transitorische boekingen. iMUIS Online zal dan herkennen dat de boeking transitorische boekingen betreft en bij het opslaan van de boeking vragen of het programma “Verdelen transitorische boekingen” gestart moet worden.
  • Let op: als de hoofdboeking van een transitorische post is verwijderd, dan blijft de uitsplitsing bestaan en dat kan een reden zijn, dat er een saldo op de transitorische tussenrekening staat.
  • Hoe worden transitorische posten bij elkaar gehouden?
    Transitorische boekingen krijgen op de achtergrond automatisch een markering mee. iMUIS Online kan daarmee altijd de regels van een transitorische post bij elkaar houden.
  • Uniek boekstuk per transitorische hoofdboeking verdient voorkeur
    Het boekstuk van de transitorische hoofdboeking wordt doorgegeven aan de onderliggende transitorische boekingen. Tip: Activeer de optie “Automatisch opnummeren van boekstuk” van het dagboek waarin de transitorische hoofdboekingen ingevoerd worden.

Verdelen transitorische boekingen

  • Boeking
    In dit schermdeel worden de belangrijkste velden van de hoofdboeking, die verdeeld moet worden over een aantal transitorische boekingen, getoond.

    • [Wijzig boeking]
      Druk op deze knop om het boekingsprogramma te starten op de regel van de getoonde boeking. U kunt deze boeking dan direct wijzigen en weer terugkeren naar “Verdelen transitorische boekingen”.

  • Transitorische boeking
    In dit schermdeel stelt u in hoe de hoofdboeking verdeeld gaat worden over de aan te maken transitorische boekingen.

    • Dagboek
      Als u één dagboek voor transitorische boekingen heeft, dan wordt dit dagboek hier weergegeven.
      Als u meerdere dagboeken voor transitorische boekingen heeft, dan kunt u hier het dagboek selecteren waarin de transitorische boekingen van deze hoofdboeking geplaatst moeten worden. Toets [F4] voor een overzicht van dagboeken. Alleen dagboeken met de soort “transitorische boekingen” worden getoond in het keuzevenster..
    • Grootboek
      Kies de grootboekrekening waarop de transitorische boekingen geboekt moeten worden. Toets [F4] voor een overzicht van grootboekrekeningen.
    • Van periode/jaar tot en met periode/jaar
      Standaard stelt iMUIS Online hier het aantal periodes voor, dat in uw administratie een boekjaar omspant. Het aantal periodes van uw administratie is ingesteld in de Basis Financieel.
      Als u bijvoorbeeld een factuur ontvangen heeft, die vanaf vandaag over tien perioden moet worden geboekt, dan kunt u de waardes in de periode- en/of jaarvelden dienovereenkomstig wijzigen.
    • [Maak transitorische boekingen]
      Druk op deze knop of toets [Ctrl+B] om de transitorische boekingen volgens uw instellingen hierboven aan te maken.

      • Verdeling en restbedrag
        Daarbij wordt het bedrag van de hoofdboeking verdeeld over het aantal periodes. Als er een restbedrag overblijft, dan zal dat aan de laatste post worden toegekend.  Bijvoorbeeld: 100,00 / 12 periodes = [11 x 8,33] + [1 x 8,37].
      • Aanpassen van transitorische boekingen
        De aangemaakte journaalposten kunnen alleen aangepast worden door de accountant.
      • Opmerking en taal
        De opmerking van de journaalpost wordt automatisch gevuld met gegevens over de hoofdboeking. In de opmerking staat waar de hoofdboeking zich bevindt en hoe het bedrag van de hoofdboeking verdeeld. Afhankelijk van de taalinstelling van iMUIS Online wordt de opmerking automatisch in het Nederlands of in het Engels ingevuld.

  • Meldingen
    Na het aanmaken van de transitorische boekingen wordt dit schermdeel getoond. Eventuele meldingen over het niet kunnen aanmaken van boekingen of het niet kunnen terugvinden van de originele transitorische boeking worden hier getoond.

    • Actieve periode ingesteld
      De transitorische boekingen kunnen niet worden aangemaakt als in uw administratie gewerkt wordt met “actieve perioden”, waarbuiten niet geboekt mag worden. Schakel de actieve periode uit, of maak de actieve periode groot genoeg om de transitorische posten te kunnen boeken.
    • Boeking verwijderd of boekstuk gewijzigd
      Als de originele transitorische boeking is verwijderd, of als het boekstuk van de boeking achteraf gewijzigd is, kan iMUIS Online niet meer achterhalen op welke originele boeking de transitorische boekingen gebaseerd zijn en krijgt u daarvan een melding. Vereist daarvoor is, dat in het iMUIS pakket op de server de optie “Historie van wijzigingen bijhouden” van de administratie is aangevinkt. Dat kunt u instellen in het programma Systeembeheer van het iMUIS pakket. Als de historie uit staat, dan kan iMUIS Online niet controleren welke originele boeking aan de transitorische boekingen ten grondslag ligt.
    • [Terug naar boekingsprogramma]
      Druk op deze knop om terug te keren naar het boekingsprogramma. U kunt de aangemaakte transitorische boekingen raadplegen in het dagboek dat in het schermdeel “Transitorische boeking” is aangegeven. Denk er daarbij wel om dat u kijkt in de juiste periode en jaar.
    • [Toon transitorische boekingen]
      Deze knop is niet beschikbaar als iMUIS Online de originele boeking niet kan vinden (zie hierboven voor uitleg)
      Druk op deze knop om de transitorische boekingen in het schermdeel “Transitorische boekingen”  te tonen.

  • Transitorische boekingen
    In dit schermdeel worden de aangemaakte transitorische boekingen getoond. U kunt de boekingen hier raadplegen, bewerken of verwijderen.

    • Dagboek, Boekstuk en Bedrag boeking
      Deze gegevens worden getoond, zodat u snel kunt zien in welk dagboek de journaalposten zijn opgeslagen en welk bedrag er verdeeld is. Als door wijzigingen van de hoofdboeking of de transitorische boekingen het totaalbedrag van de hoofdboeking afwijkt van het totaal van de losse boekingen, dan wordt het verschil in rood getoond.Hoe kan een verschil ontstaan in de verdeling van een transitorische post?

      1. Een wijziging in de transitorische hoofdboeking.
        De verdeling is gebaseerd op de originele transitorische hoofdboeking en verandert niet automatisch mee met een dergelijke wijziging.
        Hoe kan dit verschil opgeheven worden?
        Alle transitorische boekingen in deze verdeling verwijderen en opnieuw verdelen.
        Let op: dit mag alleen als er nog geen jaarrapport is opgemaakt van een jaar waarbinnen de hoofdboeking of de transitorische boekingen vallen.
      2. Na het verwijderen van een deel van de transitorische boekingen van een verdeling.
        Een deel van de transitorische boekingen moet worden verwijderd, als voor dat deel een creditnota ontvangen wordt. Bijvoorbeeld bij de verkoop van een auto, waarvoor de verzekering een jaar vooruit is betaald.
        Voorbeeld: Als de verzekeringspremie voor een auto in één keer betaald is, maar als transitorische post over het komende jaar verdeeld is, dan moeten de transitorische posten voor de periodes waarin de auto niet meer in het bezit is verwijderd worden. Het verschil dat ontstaat wordt gladgeboekt met de creditnotavan de verzekeringsmaatschappij.
    • Opmerking
      Bij het uitsplitsen zullen Jaar/Pn/Dagboek/Regelnummer van de “hoofdboeking” automatisch in de opmerking van de transitorische boeking worden geplaatst.
    • Overzicht van transitorische boekingen
      De voor deze boeking aangemaakte transitorische boekingen worden hier, op volgorde van periode, getoond.

      •  Deze optie is alleen zichtbaar als u gebruikersrechten heeft om boekingen te mogen wijzigen
        Klik op het icoon  voor de regel om het boekingsprogramma te starten op de regel van deze boeking. U kunt dan de transitorische boeking wijzigen.
      •  Deze optie is alleen zichtbaar als u gebruikersrechten heeft om boekingen te mogen verwijderen
        Zet een vinkje voor regels die u wilt verwijderen.
    • [Alles markeren] en [Alles demarkeren]
      Deze opties zijn alleen zichtbaar als u gebruikersrechten heeft om boekingen te mogen verwijderen
      Markeer of demarkeer alle transitorische boekingen tegelijk.
    • [Verwijder gemarkeerde boekingen]
      Deze optie is alleen zichtbaar als u gebruikersrechten heeft om boekingen te mogen verwijderen
      Druk op deze knop om alle gemarkeerde transitorische boekingen te verwijderen. Voordat de boekingen definitief verwijderd worden krijgt u een waarschuwing te zien waarmee u het verwijderen nog kunt annuleren.
      Let op: Verwijderde posten kunnen niet teruggezet worden.

Gerelateerde artikelen