Binnen iMUIS Online kun je bepalen op welke manier e-mails worden verstuurd. Dit kan op twee manieren:
Manier 1: KING Software verstuurt namens jou de e-mail.
Hiermee wordt jouw bedrijfsnaam en e-mailadres gebruikt als zgn. “antwoord-adres”. Als je klant dus een antwoord wil sturen dan krijg jij de e-mail normaal binnen. Het enige verschil is met een normale e-mail is dat de e-mail wordt verstuurd door KING Software, waardoor de kans dat de e-mail wordt gezien als SPAM een stuk kleiner is geworden. Deze methode is aanbevolen door het gebruiksgemak en wordt toegepast door de meeste aanbieders van online applicaties zoals iMUIS Online.
De e-mail ziet er dan als volgt uit (in dit voorbeeld heet jouw bedrijf “Fietsparadijs”):
Manier 2: Je vult je inloggegevens van jouw e-mailadres in en iMUIS Online verstuurt via jouw account.
Hiermee laat je iMUIS Online de e-mail versturen via jouw e-mailaccount. Hier heb je wat meer instellingen voor nodig. Verder in deze pagina wordt uitgelegd hoe je deze instellingen maakt.
Let op: als je in iMUIS Online een afzender e-mailadres gebruikt van Apple (@icloud.com / @me.com / @mac.com) dan worden je e-mails vrijwel zeker als SPAM gezien. Apple hanteert een strikt zgn. DMARC beleid dat alle e-mail via het Apple netwerk verzonden dienen te worden. We adviseren om geen Apple e-mailadres te gebruiken als afzender e-mailadres in iMUIS Online.
De instellingen die hiervoor nodig zijn heten SMTP-instellingen.
Bent u op zoek naar SPF-instellingen? Klik dan hier.
Deze instellingen kun je vinden in:
- Spitsfactuur
Start Spitsfactuur – klik op [Instellingen] – tabblad Stamgegevens – knop [E-mail (SMTP) gegevens] - E-mail instellingen
Beheer – Instellingen voor administratie admnr. – E-mail instellingen.
Je kunt hier aangeven of je namens de ingelogde gebruiker e-mailt, of dat je namens het bedrijf de e-mails verstuurt.
Per e-mailprovider zijn de instellingen iets anders. We leggen hieronder uit hoe je de benodigde instellingen kunt doen:
Office365
Je selecteert uit de lijst bij Soort account “Office365”. Vul vervolgens je wachtwoord van Office365 in (om toegang tot je mailbox te krijgen) en klik op de knop “Test e-mail versturen” om de verbinding te testen.
Hotmail / Live / Outlook
Je selecteert uit de lijst bij Soort account “Hotmail/Live/Outlook”. Vul vervolgens je wachtwoord van “Hotmail/Live/Outlook” (om toegang tot je mailbox te krijgen) in en klik op de knop “Test e-mail versturen” om de verbinding te testen.
Gmail
Voor Gmail zijn meer instellingen nodig, namelijk binnen Gmail zelf en binnen iMUIS Online.
- Start je webbrowser en log in op Gmail.
- Klik rechtsboven op het icoon, kies voor [Je Google-account beheren].
- Kies in het linker menu voor optie Beveiliging.
- Kijk bij het onderdeel ‘Inloggen bij Google’ of optie ‘Authenticatie in 2 stappen’ actief is.
- Staat deze optie UIT dan is de optie ‘App wachtwoorden’ niet zichtbaar en heb je in dit geval een keuze:
- Gebruik je standaard Gmail wachtwoord in iMUIS Online.
- Zet “Authenticatie in 2 stappen” AAN.
- Staat “Authenticatie in 2 stappen” AAN dan wordt optie ‘App wachtwoorden’ zichtbaar.
- Klik op “App-wachtwoorden”, kies “App selecteren”, kies “Anders (aangepaste naam)” en type “MUIS”.
- Klik op “Genereren”.
- Selecteer en kopieer het gegenereerde wachtwoord:
- Plak dit gegenereerde wachtwoord in je e-mail-account van iMUIS Online.
Let op: Als bovenstaande stappen nog steeds een foutmelding opleveren dan is ons advies om de Google optie ‘Toegang tot minder goed beveiligde apps.’ in te schakelen.
Eigen domein
Als je een e-mailadres hebt van je eigen domein dat niet bij Microsoft/Office365 of Google draait, dan heb je eigen SMTP-instellingen nodig. Deze instellingen heb je gekregen van de beheerder en is gebruikt om je e-mailadres in te stellen voor bijvoorbeeld Outlook.
Belangrijk
Kies bij “Soort account” voor de optie “Anders”.
Vul vervolgens de SMTP-instellingen in.
Hieronder volgt een uitleg en voorbeeld van de gegevens die moeten worden ingevuld:
| Veld | Uitleg | Voorbeeld |
| E-mailadres | Het e-mailadres waarvoor de SMTP-instellingen ingevuld moeten worden. | info@mijneigenadres.nl |
| Weergegeven naam | De naam die wordt weergegeven in het e-mail programma van de ontvanger. | Mijn (Bedrijfs) Naam |
| Soort account | Kies de optie “Anders” | Anders |
| Uitgaande e-mail (SMTP) | Het internet adres van de mailserver van het e-mailadres. Dit kan ook een IP-adres zijn | smtp.mijneigenadres.nl |
| Poortnummer (SMTP) | Het poortnummer van de mailserver van het e-mailadres. | 25 of 465 of 567 of …. |
| Verbindingsbeveiliging | Kies “SSL/TLS” | SSL/TLS |
| Authenticatiemethode | Kies “Wachtwoordbeveiliging” | Wachtwoordbeveiliging |
| Gebruikersnaam | De gebruikersnaam van de mailbox is doorgaans gelijk aan het e-mailadres. | info@mijneigenadres.nl |
| Wachtwoord | Dit is het wachtwoord om toegang te krijgen tot de mailbox van het e-mailadres (en niet het iMUIS Online wachtwoord). | ******** |
| POP velden | Alleen gebruiken als dat verplicht is voor de mailserver |
Je kunt vervolgens met de knop [Test e-mail versturen] nagaan of de instellingen correct zijn.
Toelichting : SMTP-instellingen ter voorkoming van SPAM
Voorkoming van SPAM-markering bij het versturen van e-mail is een doorlopend en complex vraagstuk dat zich grotendeels buiten de invloedssfeer van MUIS Software bevindt. De juiste SMTP-instellingen, DNS-instellingen (waaronder SPF-records) dragen bij aan het verkleinen van een SPAM-markering. Of een e-mailbericht wordt gemarkeerd als SPAM is afhankelijk van een groot aantal factoren waaronder de inhoud van het e-mailbericht, IP-reputatie, SMTP-instellingen, DNS-instellingen en individuele SPAM-instellingen die per ontvangend domein, e-mailaccount en e-mail provider kunnen verschillen. MUIS Software spant zich in om haar klanten zo goed mogelijk te informeren over de te nemen maatregelen, maar neemt geen verantwoordelijkheid voor het al dan niet aankomen van e-mail bij de ontvanger.