Om te voorkomen dat je facturen en andere e-mails als spam worden gezien door de ontvanger, kun je in iMUIS Online instellen dat je eigen e-mailinstellingen worden gebruikt bij de verzending van e-mails.
Let op: als je in iMUIS Online een afzender e-mailadres gebruikt van Apple (@icloud.com / @me.com / @mac.com) dan worden je e-mails vrijwel zeker als SPAM gezien. Apple hanteert een strikt zgn. DMARC beleid dat alle e-mail via het Apple netwerk verzonden dienen te worden. We adviseren om geen Apple e-mailadres te gebruiken als afzender e-mailadres in iMUIS Online.
De instellingen die hiervoor nodig zijn heten SMTP-instellingen.
Bent u op zoek naar SPF-instellingen? Klik dan hier.
Deze instellingen kun je vinden in:
- Spitsfactuur
Start Spitsfactuur – klik op [Instellingen] – tabblad Stamgegevens – knop [E-mail (SMTP) gegevens] - E-mail instellingen
Beheer – Instellingen voor administratie admnr. – E-mail instellingen.
Je kunt hier aangeven of je namens de ingelogde gebruiker e-mailt, of dat je namens het bedrijf de e-mails verstuurt.
Per e-mailprovider zijn de instellingen iets anders. We leggen hieronder uit hoe je de benodigde instellingen kunt doen:
Office365
Je selecteert uit de lijst bij Soort account “Office365”. Vul vervolgens je wachtwoord van Office365 in (om toegang tot je mailbox te krijgen) en klik op de knop “Test e-mail versturen” om de verbinding te testen.
Hotmail / Live / Outlook
Je selecteert uit de lijst bij Soort account “Hotmail/Live/Outlook”. Vul vervolgens je wachtwoord van “Hotmail/Live/Outlook” (om toegang tot je mailbox te krijgen) in en klik op de knop “Test e-mail versturen” om de verbinding te testen.
Gmail
Voor Gmail zijn meer instellingen nodig, namelijk binnen Gmail zelf en binnen iMUIS Online.
1. Log in op Gmail.
2. Rechtsboven klik je op het icoon, kies voor [Mijn account] of [Google-account].
3. Kies voor Inloggen en vervolgens links in het menu voor Beveiliging.
4. Kijk op de pagina over beveiliging bij het onderdeel ‘Inloggen bij Google’
- Indien ‘Authenticatie in twee stappen UIT ‘ staat zie je de optie ‘App wachtwoorden’ niet. In dit geval heb je een keuze:
- Keuze1: Gebruik je standaard Gmail wachtwoord in iMUIS Online. In iMUIS Online kies je bij de SMTP instellingen voor [Soort account = Gmail ] en vul je je Gmail adres en Gmail wachtwoord in.
- Keuze2: Activeer eerst “Authenticatie in twee stappen”.
- Indien je “Authenticatie in twee stappen” AAN hebt staan zie je de optie ‘App wachtwoorden’ en volg je de onderstaande stappen.
5. Klik op “App-wachtwoorden”, kies “App selecteren”, vervolgens “Anders (aangepaste naam)” en typ bijvoorbeeld “MUIS”.
6. Klik op “Genereren”.
7. Selecteer en kopieer het gegenereerde wachtwoord:
8. Vul dit gegenereerde wachtwoord in voor iMUIS Online.
Let op: indien je nu het wachtwoord gebruikt van je standaard Gmail account ontvang je een e-mail van Gmail met het onderwerp: ‘Geblokkeerde inlogpoging controleren’. Wij adviseren daarom de bovenstaande stappen door te nemen in plaats van de Google optie ‘Apps met lagere beveiliging toestaan’ te gebruiken.
Eigen domein
Als je een e-mailadres hebt van je eigen domein dat niet bij Microsoft/Office365 of Google draait, dan heb je eigen SMTP-instellingen nodig. Deze instellingen heb je gekregen van de beheerder en is gebruikt om je e-mailadres in te stellen voor bijvoorbeeld Outlook.
Belangrijk
Kies bij “Soort account” voor de optie “Anders”.
Vul vervolgens de SMTP-instellingen in.
Hieronder volgt een uitleg en voorbeeld van de gegevens die moeten worden ingevuld:
| Veld | Uitleg | Voorbeeld |
| E-mailadres | Het e-mailadres waarvoor de SMTP-instellingen ingevuld moeten worden. | info@mijneigenadres.nl |
| Weergegeven naam | De naam die wordt weergegeven in het e-mail programma van de ontvanger. | Mijn (Bedrijfs) Naam |
| Soort account | Kies de optie “Anders” | Anders |
| Uitgaande e-mail (SMTP) | Het internet adres van de mailserver van het e-mailadres. Dit kan ook een IP-adres zijn | smtp.mijneigenadres.nl |
| Poortnummer (SMTP) | Het poortnummer van de mailserver van het e-mailadres. | 25 of 465 of 567 of …. |
| Verbindingsbeveiliging | Kies “SSL/TLS” | SSL/TLS |
| Authenticatiemethode | Kies “Wachtwoordbeveiliging” | Wachtwoordbeveiliging |
| Gebruikersnaam | De gebruikersnaam van de mailbox is doorgaans gelijk aan het e-mailadres. | info@mijneigenadres.nl |
| Wachtwoord | Dit is het wachtwoord om toegang te krijgen tot de mailbox van het e-mailadres (en niet het iMUIS Online wachtwoord). | ******** |
| POP velden | Alleen gebruiken als dat verplicht is voor de mailserver |
Je kunt vervolgens met de knop [Test e-mail versturen] nagaan of de instellingen correct zijn.
Toelichting : SMTP-instellingen ter voorkoming van SPAM
Voorkoming van SPAM-markering bij het versturen van e-mail is een doorlopend en complex vraagstuk dat zich grotendeels buiten de invloedssfeer van MUIS Software bevindt. De juiste SMTP-instellingen, DNS-instellingen (waaronder SPF-records) dragen bij aan het verkleinen van een SPAM-markering. Of een e-mailbericht wordt gemarkeerd als SPAM is afhankelijk van een groot aantal factoren waaronder de inhoud van het e-mailbericht, IP-reputatie, SMTP-instellingen, DNS-instellingen en individuele SPAM-instellingen die per ontvangend domein, e-mailaccount en e-mail provider kunnen verschillen. MUIS Software spant zich in om haar klanten zo goed mogelijk te informeren over de te nemen maatregelen, maar neemt geen verantwoordelijkheid voor het al dan niet aankomen van e-mail bij de ontvanger.